Solução para CSC

Os Serviços Compartilhados impactam significativamente os negócios de várias empresas, seja pelo potencial de redução de custos, seja pelo apoio às necessidades dos clientes ou pela oferta de recursos flexíveis e escaláveis. Cada vez mais, esse modelo também é reconhecido por seu potencial impacto sobre o crescimento da receita.

Os projetos tradicionais de melhoria em CSCs (ex.: revisão de processos com adaptações em sistemas como o ERP) trazem ganhos normais em eficiência operacional, mas não permitem saltos significativos. A figura abaixo ilustra isso:

A Solução GSC – Gestão de Serviços Compartilhados, da Gestão Inovadora, utiliza conceitos e tecnologias que permitem que esse salto aconteça.

Pesquisas recentes (2014) entre CSCs no mundo todo demonstram que, dentre as tecnologias da informação disponíveis, a automatização de processos em busca de maior eficiência é o tópico com o maior percentual de adoção entre os respondentes (56%). É interessante notar que 18% dos respondentes também mencionaram estar caminhando em direção ao lights out (luzes apagadas). Nesta direção, a automatização de processos e de regras/decisões operacionais (descrita mais abaixo) é fundamental. O CBOK 3 (última versão do corpo do conhecimento em processos, da ABPMP – associação que congrega profissionais de processos) alerta, em seu prefácio, para a perda de oportunidades ao “melhorar ou transformar um processo sem automatizá-lo”.

Diante dessas tendências, a GI concebeu uma solução especializada para CSCs (que intitulamos ISSO – Intelligent Shared Services Operations) que aplica a um CSC o conceito de IBO (Intelligent Business Operations), assim definido pelo Gartner:

“IBO é um estilo de trabalho no qual tecnologias de análise em tempo real e tomada de decisão são integradas às atividades operacionais mais críticas”.

A Solução GSC – Gestão de Serviços Compartilhados é, portanto, composta de um conjunto de elementos importantes que, de modo integrado, permite uma implantação completa e a gestão do CSC com controle e monitoramento em tempo real. Essa implantação é feita de acordo com as necessidades do cliente, uma vez que a metodologia de trabalho engloba inicia com um diagnóstico e com análises de aderência e ajustes para melhor funcionamento da solução dentro do ambiente do cliente.

Os principais resultados e benefícios que se espera ao utilizar de modo integrado os elementos da Solução GSC são:

• Execução única dos processos.
• Aprimoramento da comunicação ao longo dos processos, com redução de e-mails e impressões.
• Integração efetiva ponta a ponta dos processos do CSC, com consequente aumento do controle das informações.
• Integração e visibilidade das informações do CSC, pois, ao estar num ambiente em que os processos são interligados e integrados, a visibilidade é muito maior e mais rápida para os participantes e gestores do processo.
• Flexibilidade, pois é possível fazer ajustes e customizações de acordo com as especificidades do cliente.
• Redução de custos, pois não precisa modelar e automatizar, no máximo alguns ajustes para o que já está pronto e que será útil.
• Aumento da produtividade.
• Redução significativa de atrasos e atendimento mais efetivo aos SLAs.
• Aproveitamento do esforço já colocado pela empresa nos seus processos, bem como integração com ferramentas já existentes de controle de solicitações / workflow.
• Atendimento completo aos mecanismos regulatórios, de compliance e Governança de Processos.
• Redução significativa dos custos e tempo de treinamento.
• Diminuição significativa das situações de não conformidade e obediência aos processos.
• Redução significativa do custo de desenvolvimento de novos processos e manutenção dos existentes.
• Possibilidade do uso das ferramentas da solução para outros processos fora do escopo de Serviços Compartilhados.
• Aumento da eficiência operacional, incluindo as variáveis tempo, qualidade, custos.
• Suporte ao crescimento e expansão da empresa.

Importante: a experiência da GI demonstra que os Processos Padronizados para CSC são totalmente aplicáveis às áreas Administrativo-Financeiras de empresas que ainda não estejam com CSC ou não queiram adotar esse modus operandi.